जब ऑनलाइन सर्वेक्षण या कक्षा परीक्षण और कई अन्य अनुप्रयोगों की बात आती है तो Google फ़ॉर्म डेटा संग्रह का एक तेज़ और कुशल उपकरण बन गया है। वे न केवल फ़ॉर्म बनाने, डिज़ाइन करने और उन्हें साझा करने के लिए एक त्वरित-से-सीखने वाला इंटरफ़ेस प्रदान करते हैं, बल्कि वे फ़ॉर्म प्रतिक्रियाओं का विश्लेषण करने का एक सहज तरीका भी प्रदान करते हैं। इसके अलावा, Google फ़ॉर्म एक Google पत्रक को प्रतिक्रियाओं को निर्यात करने का विकल्प प्रदान करता है। जब बाहरी प्रोसेसिंग के लिए डेटा ट्रांसफर करने की बात आती है तो सहज एकीकरण बहुत काम आता है।
यदि आप पहले से ही एक Google पत्रक पर काम कर रहे हैं, तो आप एक या अधिक Google फ़ॉर्म सीधे पत्रक से ही संलग्न कर सकते हैं और प्रतिक्रियाएँ वास्तविक समय में आपके Google पत्रक में स्वतः पंजीकृत हो जाएँगी। आप कुछ आसान चरणों में एक या अधिक फ़ॉर्म अपने Google पत्रक में संलग्न कर सकते हैं।
स्टेप 1: वह Google पत्रक खोलें जिसका उपयोग आप प्रपत्र डेटा रिकॉर्ड करने के लिए करना चाहते हैं। आप या तो एक नई स्प्रैडशीट बनाना चुन सकते हैं या किसी पुराने का उपयोग कर सकते हैं जिसमें अन्य डेटा भी हो।
चरण दो: स्प्रैडशीट खुलने के बाद, ‘टूल्स’ पर क्लिक करें और फिर ‘नया फॉर्म बनाएं’ पर क्लिक करें।
चरण 3: जब आप ‘नया फॉर्म बनाएं’ विकल्प पर क्लिक करते हैं, तो एक नया टैब में एक नया Google फॉर्म खुल जाएगा, जिसका शीर्षक आपकी स्प्रेडशीट के समान होगा। मूल टैब में वापस, उसी स्प्रैडशीट में ‘फ़ॉर्म प्रत्युत्तर 1’ शीर्षक वाली एक नई शीट बनाई जाएगी जो आपके फ़ॉर्म प्रतिक्रियाओं को रिकॉर्ड करेगी।
चरण 4: आप एक ही प्रक्रिया का पालन करके कई फॉर्म बना सकते हैं।
चरण 5: यदि आपने अतीत में Google फ़ॉर्म का उपयोग किया है, तो आप शायद यहाँ से अभ्यास जानते हैं। नए खुले टैब में अपना Google फॉर्म बनाएं। अपने सर्वेक्षण उत्तरदाताओं के साथ लिंक साझा करें और प्रतिक्रियाएं आपकी स्प्रैडशीट में रीयल-टाइम में भर दी जाएंगी।
चरण 6: यदि आप प्रपत्र को शीट से ही एक्सेस करना चाहते हैं, तो इसकी प्रतिक्रिया पत्रक पर नेविगेट करें। ‘टूल्स’ पर क्लिक करें और फिर ‘मैनेज फॉर्म’ विकल्प पर क्लिक करें। आप वहां से मूल प्रपत्र नियंत्रणों के साथ-साथ प्रतिक्रियाओं का सारांश भी देख सकते हैं।
ध्यान दें कि यदि आपकी स्प्रैडशीट पहले से ही किसी और के साथ साझा की गई है, तो वे फ़ॉर्म प्रतिक्रियाओं को भी देख सकेंगे।
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