अपनी ज़ूम मीटिंग्स को कैसे सुरक्षित और सुरक्षित रखें

COVID-19 महामारी के शुरुआती दिनों में, जो लोग संक्रमण से सुरक्षित रहते हुए एक साथ मिलना चाहते थे, उन्होंने पाया कि वे वीडियोकांफ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर के माध्यम से दोस्तों, परिवारों और सहकर्मियों से मिल सकते हैं। शायद इसलिए कि उनमें से कई पहले से ही वीडियोकांफ्रेंसिंग के लिए जूम एट वर्क का इस्तेमाल कर रहे थे, वह ऐप लगभग तुरंत ही दिन का स्वाद बन गया।

रास्ते में कुछ अड़चनें थीं – संभवतः इसलिए कि ज़ूम मुख्य रूप से एक व्यावसायिक ऐप था। सबसे पहले, जबकि ज़ूम में कुछ तरीके शामिल थे जिनका उपयोग बैठकों की सुरक्षा के लिए किया जा सकता था, उन सुविधाओं को खोजना मुश्किल हो सकता है, खासकर यदि आपने पहले ऐप का उपयोग नहीं किया था। अवांछित घुसपैठियों द्वारा बैठकें बाधित होने लगीं, जो जानबूझकर व्यवधान पैदा करते थे, अक्सर बेहद खराब तरीकों से (एक समस्या जिसे जल्द ही “ज़ोम्बॉम्बिंग” नाम दिया गया था)।

आश्चर्य की बात नहीं है, इससे उपयोगकर्ताओं के लिए सुरक्षा की कमी के संबंध में काफी प्रतिक्रिया हुई। जवाब में, कंपनी ने अतिरिक्त सुरक्षा उपाय किए। उदाहरण के लिए, इसने अपने मुफ़्त और सबसे कम-भुगतान वाले स्तरों में खातों के लिए वर्चुअल प्रतीक्षा कक्ष और पासवर्ड को स्वचालित रूप से सक्षम किया, और लोगों को उनके स्थायी रूप से असाइन किए गए व्यक्तिगत आईडी के बजाय अद्वितीय मीटिंग आईडी का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित किया।

पासवर्ड और वर्चुअल वेटिंग रूम से निपटने के लिए थोड़ा कम अनुकूल इंटरफेस हो सकता है, लेकिन इसका मतलब यह भी है कि यह संभावना कम है कि कोई ऐसा व्यक्ति जिसे आप नहीं जानते हैं, वह आपके परिवार के साथ मिल जाएगा।

हालाँकि कई वैकल्पिक वीडियोकांफ्रेंसिंग सेवाएँ उपलब्ध हैं, फिर भी ज़ूम एक लोकप्रिय विकल्प है। इसलिए यदि आप ज़ूम के मुफ़्त संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो अपनी मीटिंग को सुरक्षित रखने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं।

एक अद्वितीय मीटिंग आईडी और पासवर्ड का प्रयोग करें

ज़ूम स्वचालित रूप से खातों में पासवर्ड जोड़ता है, और उन पासवर्ड को मीटिंग लिंक में एम्बेड किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप कोई मीटिंग शेड्यूल करते हैं, तो आप देखेंगे कि लिंक में आपकी मीटिंग आईडी और उसके ठीक बाद मीटिंग का पासवर्ड है। आप जिस किसी को भी वह लिंक भेजते हैं, वह बिना पासवर्ड अलग से पोस्ट किए तुरंत आपकी मीटिंग तक पहुंच प्राप्त कर सकेगा – और यदि वे उस लिंक को सार्वजनिक रूप से पोस्ट करने का निर्णय लेते हैं, तो यह पासवर्ड द्वारा प्रदान की गई किसी भी सुरक्षा को नकार देगा।

इसलिए जब हर कोई जो ज़ूम का उपयोग करता है, उसकी एक व्यक्तिगत मीटिंग आईडी होती है, आपकी सभी मीटिंग्स के लिए उस आईडी का उपयोग करने का मतलब है कि अधिक से अधिक लोग उस आईडी को जानेंगे, और इससे संभावना बढ़ जाती है कि कोई अवांछित व्यक्ति अपना रास्ता खोज सकता है।

इस कारण से, जब आप मीटिंग शेड्यूल करते हैं, तो ज़ूम अब मान लेता है कि आप अपनी व्यक्तिगत मीटिंग आईडी के बजाय स्वचालित रूप से जेनरेट की गई अद्वितीय मीटिंग आईडी का उपयोग करना चाहते हैं। वास्तव में, उस व्यक्तिगत आईडी का उपयोग करने के कुछ कारण हैं – भले ही आपके दोस्तों के साथ नियमित रूप से निर्धारित सम्मेलन हो, आप बस सुरक्षित रहने के लिए प्रत्येक बैठक के लिए एक नया निमंत्रण (एक नई मीटिंग आईडी के साथ) भेज सकते हैं।

यदि आपने अभी तक कोई मीटिंग नहीं बनाई है, तो संभवतः आप इस प्रक्रिया का पालन करेंगे:

• यदि आप ज़ूम ऐप का उपयोग कर रहे हैं, तो “शेड्यूल” बटन पर क्लिक करें। यदि आप वेब इंटरफ़ेस का उपयोग कर रहे हैं, तो शीर्ष पंक्ति पर “एक मीटिंग शेड्यूल करें” पर क्लिक करें। किसी भी स्थिति में, “शेड्यूल मीटिंग” विंडो दिखाई देगी।
• आप चाहें तो मीटिंग का विषय और विवरण दर्ज कर सकते हैं। अपनी बैठक की तारीख, समय और अवधि दर्ज करें। (यदि आप नि:शुल्क योजना पर हैं और आपकी मीटिंग में दो से अधिक लोग होंगे, तो आप 40 मिनट तक सीमित हैं।)
• “मीटिंग आईडी” देखें और सुनिश्चित करें कि “स्वचालित रूप से जेनरेट करें” चुना गया है। यह आपकी व्यक्तिगत मीटिंग आईडी का उपयोग करने के बजाय उस मीटिंग के लिए एक अद्वितीय आईडी उत्पन्न करेगा।
• सुरक्षा शीर्षक के अंतर्गत, आपको एक पासकोड सौंपा जाएगा; आप चाहें तो इसे बदल सकते हैं।

• उसके नीचे, यह दृढ़ता से अनुशंसा की जाती है कि आप “प्रतीक्षा कक्ष” को सक्षम करें, ताकि आप किसी ऐसे व्यक्ति को स्वीकृति दे सकें जो मीटिंग स्थान में प्रवेश करना चाहता है। (हम इस पर एक पल में और चर्चा करेंगे।)
• यदि आप प्रतिभागियों को प्रतीक्षा कक्ष (अनुशंसित नहीं) का उपयोग किए बिना शामिल होने की अनुमति देना चाहते हैं, तो “उन्नत विकल्प” पर क्लिक करें, प्रवेश पर उन्हें म्यूट करें, मीटिंग को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड करें, या विशिष्ट भौगोलिक क्षेत्रों से प्रविष्टियों को स्वीकृत या ब्लॉक करें।
• “सहेजें” पर क्लिक करें।
• सबसे अधिक संभावना है कि आपको उस पृष्ठ पर लाया जाएगा जहां आपको उस बैठक के सभी विकल्प दिखाई देंगे। आधे रास्ते में, आप आसानी से जानकारी को सहेजने के लिए “आमंत्रण कॉपी करें” पर क्लिक कर सकते हैं ताकि आप इसे अपने प्रतिभागियों को भेज सकें।
• और बस। जब आप तैयार हों, तो आप नीले “इस मीटिंग को प्रारंभ करें” बटन पर क्लिक कर सकते हैं या जनरेट किए गए मीटिंग लिंक का उपयोग कर सकते हैं।

आभासी प्रतीक्षालय का प्रयोग करें

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, आप वर्चुअल प्रतीक्षा कक्ष का उपयोग करके किसी भी व्यक्ति को मीटिंग में शामिल होने की स्वीकृति दे सकते हैं, जहां से आप या तो उन्हें अंदर जाने दे सकते हैं – या नहीं।

जब प्रत्येक प्रतिभागी अपने लिंक पर क्लिक करता है, तो उन्हें प्रतीक्षा करने के लिए कहा जाएगा, जबकि आपको अपनी स्क्रीन के शीर्ष पर एक सूचना मिलेगी कि किसी ने प्रतीक्षा कक्ष में प्रवेश किया है। आप या तो उन्हें तुरंत स्वीकार कर सकते हैं या “देखें” पर क्लिक कर सकते हैं।

फिर एक साइडबार आपको उन सभी लोगों को दिखाएगा जो मीटिंग में प्रवेश करने की प्रतीक्षा कर रहे हैं; फिर आप या तो उन्हें स्वीकार कर सकते हैं, उन्हें प्रतीक्षालय से हटा सकते हैं (और बैठक में प्रवेश करने के किसी भी अवसर से), या उन्हें एक संदेश भेज सकते हैं।

शामिल होने की इच्छा रखने वाले प्रत्येक व्यक्ति को स्वीकृति देना मुश्किल हो सकता है, खासकर यदि आप बहुत से लोगों की अपेक्षा कर रहे हैं, लेकिन यह सुनिश्चित करेगा कि आपकी मीटिंग में आने वाला कोई भी व्यक्ति वास्तव में वहीं है।

लॉक डाउन करें, शेयर न करें, उन्हें बाहर निकालें

अन्य ज़ूम सुरक्षा सुविधाएँ हैं जिनका उपयोग आप अपनी और अन्य प्रतिभागियों की सुरक्षा के लिए कर सकते हैं।

यदि आप जानते हैं कि आपकी मीटिंग में कौन शामिल है, और वे सभी वहां मौजूद हैं, तो आप स्क्रीन के नीचे “सुरक्षा” लिंक पर क्लिक करके और “मीटिंग लॉक करें” चुनकर मीटिंग को लॉक कर सकते हैं। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो मीटिंग आईडी और पासवर्ड वाला कोई भी व्यक्ति अंदर नहीं आ सकता है।

समान मेनू का उपयोग करना भी एक अच्छा विचार हो सकता है, खासकर यदि आप बहुत से लोगों के साथ मीटिंग कर रहे हैं, तो “शेयर स्क्रीन” चयन को अनचेक करना। यदि दुर्भाग्य से किसी ऐसे व्यक्ति को जो बैठक को बाधित करने का मतलब है, अपनी स्क्रीन साझा करने की अनुमति है, तो वे बाकी प्रतिभागियों के लिए चीजों को बेहद असहज कर सकते हैं। (यदि किसी बिंदु पर, किसी प्रतिभागी को अपनी स्क्रीन साझा करने की वैध आवश्यकता है, तो आप किसी भी समय साझाकरण को फिर से सक्षम कर सकते हैं।)

यदि कोई प्रतिभागी दुर्व्यवहार करना शुरू कर देता है, लेकिन जरूरी नहीं कि आप उन्हें बाहर करना चाहते हैं (या आप चर्चा करना चाहते हैं कि आप उन्हें उनके जन्मदिन के लिए क्या देने जा रहे हैं), तो आप उन्हें प्रतीक्षालय में वापस रख सकते हैं। अपनी स्क्रीन के नीचे “प्रतिभागी” आइकन पर क्लिक करें, परिणामी साइड पैनल पर प्रतिभागी का नाम ढूंढें, उनके नाम पर होवर करें, और फिर “अधिक”> “प्रतीक्षा कक्ष में रखें” पर क्लिक करें। प्रतिभागी के पास अब मीटिंग तक पहुंच नहीं होगी; वास्तव में, जब तक आप उन्हें वापस जाने देने का निर्णय नहीं लेते, तब तक वे प्रतीक्षालय में वापस आ जाएंगे।

बेशक, आप उसी ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके और “निकालें” पर क्लिक करके किसी को मीटिंग से पूरी तरह से बाहर निकाल सकते हैं। यदि यह आवश्यक हो जाता है, तो बैठक को लॉक करना एक अच्छा विचार हो सकता है ताकि वे वापस अंदर आने का प्रयास न कर सकें।

अगर चीजें वास्तव में हाथ से निकल जाती हैं, तो सुरक्षा आइकन पर क्लिक करें और “प्रतिभागी गतिविधियों को निलंबित करें” चुनें। ज़ूम के अनुसार, यह “उस समय के दौरान सभी वीडियो, ऑडियो, इन-मीटिंग चैट, एनोटेशन, स्क्रीन शेयरिंग और रिकॉर्डिंग” को रोक देगा और होस्ट के रूप में, आपसे पूछा जाएगा कि क्या आप किसी विशेष उपयोगकर्ता की रिपोर्ट करना चाहते हैं। आप स्क्रीनशॉट के साथ समस्या का विवरण भी दे सकेंगे। उस व्यक्ति को मीटिंग से हटा दिया जाएगा (और ज़ूम की “ट्रस्ट एंड सेफ्टी” टीम को सूचित किया जाएगा), और फिर आप अपनी विभिन्न सुविधाओं को फिर से सक्षम कर सकते हैं और अपनी मीटिंग जारी रख सकते हैं।

13 जनवरी, 2022, सुबह 9 बजे ईटी अपडेट करें: यह लेख मूल रूप से 17 अप्रैल, 2020 को प्रकाशित हुआ था, और ज़ूम में परिवर्तनों को दर्शाने के लिए इसे अपडेट किया गया है।